Аудит проектной документации в крупной компании

В рамках своей деятельности компания реализует свою инвестиционную программу, нацеленную на получение дополнительных экономических эффектов. Процесс проходит ряд ключевых точек, начиная от вынесение первичной документации на коллегиальный орган для принятия решения, ряд промежуточных точек, ввод в эксплуатацию и ежегодное отслеживание эффектов.
На основе всей накопленной документации, Службе Аудита необходимо верифицировать заявленные и достигнутые эффекты, оценить выполненный объем работ, его полноту и качество.

Типы документов

—  Решения правления (в свободной форме)
—  Решения инвестиционного комитета (в свободной форме)
—  Пояснительные записки (в свободной форме)
—  КС-2
—  КС-3
—  КС-11
—  КС-14
—  Акты прима-передачи
—  Счет-фактуры
—  Договоры
—  Приказы

Качество

—  Электронные документы (с текстовым слоем)
—  Сканы

Объем

—  Порядка 10 тысяч документов за проверку

• В проектной деятельности компании задействовано большое количество людей в более чем 10 регионах, что, в свою очередь, рождает очень разнородный документооборот, как на уровне организации, так и на уровне каждого филиала, в частности.

• Проекты длятся годами, что приводит к смене рабочей группы и, как следствие, изменение формы отчетной документации (так как пояснительные записки, распоряжения, приказы – оформляются в свободной форме)

В платформу OQlar с помощью адаптеров загружается имеющийся пул документов для Аудита. Аналогично предыдущему примеру производится улучшение качества первичной документации и корректная группировка. Дополнительно производится группировка документов (в том числе разбиения документов) в проектное досье.

Так как документы не имеют строгой формы – необходимо приведение ответа данных к единому формату. Приведение данных к единому формату выглядит следующим образом:

• Даты могут встречаться как в формате 01.01.2023 так и 1 января 2023 года, 01 янв 23, так и много других вариантов. При этом, вне зависимости, в каком формате они встречаются в тексте, модель извлекаются в ISO формате (едином стандарте)

• Некоторые даты могут встречаться в формате (конец мая 2023; конец 2023 года). В этом случае система автоматически сгенерирует дату на последнее число месяца

• Суммы часто представлены в формате 1.2 млн, 220 тыс. Система автоматически извлечет полную Сумму, при этом, разделители ( «.», «,» « » — пробел) – не влияют на вынесение суждения

• ФИО ответственных (их может быть любое число) – возможны различные варианты перестановки ФИО, полная и короткая форма, дублирования (в разных частях документа). Все данные приводятся единому формату

Далее из документов извлекаются имеющиеся данные, а также генерируется производная информация, которая напрямую отсутствует в документе:

Извлекаемые сущности

—  CAPEX
—  IRR
—  NPV
—  Даты
—  Суммы
—  Контрагенты
—  Ответственные

Производная информация

—  Тип проекта
—  Способ достижение эффекта
—  Наличие отклонений от заявленных целей
—  Причины отклонения

Дополнительно система анализирует

—  Полноту предоставленных документов и до-запрос документов в автоматическом режиме

—  Соответствие закупленных материалов и работ данному проекту (отмечает нестандартные для заданного проекта закупленные работы и материалы)

—  Проверяет соответствие выполнение объема работ не только по расходу (то есть по CAPEX), но и по объему материалов

—  Соответствие эффектов (IRR, NPV, CAPEX) для заданных способов достижения эффектов и сигнализирует об «оптимистичных» и завышенных эффектах (которые с высокой долей вероятности будут сорваны)

—  Изначальные сроки выполнения работ (сформулированных в приказе и изначальных проектных документах), с фактическими сроками ввода (КС-2 и КС-14)

—   «Стандартные» паттерны подписания актов КС-2 и КС-14 и выявляет аномалии на предмет ложного актирования.

Извлеченная информация передается для визуализации в BI систему заказчику. Полученная информация позволяет аудиторам сконцентрировать свои усилия не на «слепом» поиске отклонений в процессе и нарушениях, а более точечно проверять уже подготовленную и визуализированную информацию.